Prawidłowa dokumentacja księgowa

📢 Prawidłowa dokumentacja księgowa – klucz do bezproblemowego rozliczenia firmy.

Rok 2024 powoli dobiega końca, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą przygotować się do rocznego rozliczenia z urzędem skarbowym. Poprawna dokumentacja księgowa to jeden z najważniejszych elementów, który pozwoli uniknąć nieprzyjemności w przypadku kontroli skarbowej. W dzisiejszym artykule przypominamy podstawowe zasady oraz przedstawiamy przykłady dokumentów, które nie mogą stanowić kosztów firmy.

Podstawowe zasady prawidłowej dokumentacji księgowej

1️⃣ Dokument musi być wystawiony na firmę Faktura lub paragon powinny zawierać dane Twojej firmy. Wyjątkiem są wydatki poniesione przez pracownika w ramach działalności firmowej, np. za artykuły biurowe, podróże służbowe czy naprawy auta, pod warunkiem, że dokument zawiera dane pracownika i informację, że dotyczy to działalności firmy.

2️⃣ Dane kupującego muszą być kompletne Jeśli dokument nie zawiera danych kupującego, może być zaksięgowany tylko wtedy, gdy zapłata została dokonana kartą firmową lub kartą pracownika. W przypadku karty pracownika konieczne jest dodatkowe potwierdzenie, że wydatek dotyczy działalności firmy.

3️⃣ Nie można manipulować dokumentami Nalepianie karteczek, dopisywanie danych długopisem lub manipulacja dokumentem (np. w Photoshopie) nie sprawiają, że dokument staje się poprawny. Takie działania są niezgodne z prawem i mogą skutkować odrzuceniem kosztu przez urząd skarbowy.

4️⃣ Faktura zaliczkowa a koszt Faktura zaliczkowa, z której wynika, że towar nie został jeszcze dostarczony, nie może stanowić kosztu firmy. Aby ją zaksięgować, należy:

Poprosić sprzedawcę o korektę na dane firmowe.
W przypadku zakupu przez pracownika – dostarczyć potwierdzenie płatności kartą.

Przykłady dokumentów, które NIE mogą stanowić kosztu firmy

📄 Brak danych firmy lub pracownika na dokumencie Przykład: Dokument zakupu jest wystawiony na osobę prywatną, która nie jest pracownikiem firmy. W takim przypadku dokument nie może zostać uznany za koszt.

📄 Manipulacja dokumentem Przykład: Dokument został ręcznie poprawiony lub zmieniony za pomocą programu graficznego, np. dopisano dane firmy lub kontrahenta. Tego rodzaju zmiany są niezgodne z prawem.

📄 Dokument nieopłacony Przykład: Faktura zawiera dane firmy, ale widnieje na niej informacja, że nie została jeszcze opłacona. W takim przypadku konieczne jest potwierdzenie płatności, np. wydruk z terminala lub wyciąg bankowy.

Co zrobić w przypadku błędnych dokumentów?

Skontaktuj się ze sprzedawcą i poproś o wystawienie poprawnej faktury.
Jeśli zakup został dokonany przez pracownika, upewnij się, że dołączono odpowiednie potwierdzenie płatności.
W przypadku braków w dokumentacji zadbaj o pełne wyjaśnienie sytuacji, zanim zgłosisz koszt w księgowości.

Dlaczego prawidłowa dokumentacja jest tak ważna?

Poprawna dokumentacja księgowa to podstawa w przypadku kontroli skarbowej. Dokumenty niespełniające wymogów prawnych mogą zostać odrzucone jako koszty firmy, co może prowadzić do konieczności zapłaty dodatkowego podatku, a nawet nałożenia kar finansowych.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli masz wątpliwości dotyczące prawidłowości dokumentów księgowych, skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści z Efirma Regnskap AS chętnie pomogą Ci w uporządkowaniu dokumentacji i przygotowaniu rozliczenia rocznego.

📧 info@efirma.no📞 21 38 38 21

Nie zostawiaj dokumentacji na ostatnią chwilę – zadbaj o nią już teraz!